АстроСофт: управление договорами и конкурсами

Внедряя ERP-систему, предприятие автоматизирует основные функции учета, планирования и управления. Указанные функции используются не сами по себе, а как элементы тех или иных бизнес-процессов. Одним из таких важных процессов является управление договорами. Очевидно, что программные средства подобного рода нужны, прежде всего, компаниям, имеющим обширный документооборот и ведущим активную договорную деятельность. Как показало исследование аналитической группы компании АстроСофт, более всего в нашей стране такие решения востребованы производственными промышленными предприятиями со сложной структурой договоров. Весьма активен спрос также со стороны НИИ и образовательных учреждений, добывающих предприятий, сферы услуг и государственных учреждений. Довольно неожиданным результатом этого исследования стал тот факт, что в кризисные годы продажи ПО для управления договорами росли быстрее, чем многих других модулей ERP-систем.

Дело в том, что в трудные времена высшему руководству и финансовым директорам особенно важно иметь перед собой актуальную информацию о том, что запланировано в заключенных и готовящихся договорах, каковы возможности реализации таких планов и каких финансовых результатов можно ожидать в близкой и отделенной перспективе. При этом учитывается степень важности отдельных договоров в плане их доходности, жесткости штрафных санкций, сроков исполнения и иных важных характеристик. Кроме того, на основе информации, заложенной в договорах, осуществляются такие важные процессы, как бюджетирование, управленческий и бухгалтерский учет. В доступе к информации о договорах заинтересованы и юристы, и работники службы безопасности, и специалисты финансового департамента.

Как же строится на предприятии работа с договорами? Любой договор в своем жизненном цикле проходит несколько этапов: подготовки, заключения, планирования, исполнения и анализа. На первом из них во время подготовительной проработки принимается во внимание, какие цели стоят перед предприятием (например, повышение уровня продаж) и какие средства выделяются для их достижения. Главная роль на этом этапе отводится руководителям финансовых служб, поскольку именно они отвечают за планирование и формирование бюджетов. Но велика здесь роль и исполняющих подразделений, ведь детализировать конкретные пункты договора без их участия невозможно.

В процессе заключения договора активно участвуют юристы, которые удостоверяют его легальность, а также представители службы безопасности, призванные выявлять случаи возможного мошенничества. Финансовый департамент контролирует соответствие условий договора установленным лимитам и бюджетам. На этапах планирования и исполнения инициатива вновь переходит в руки финансовых служб и исполняющих подразделений, поскольку именно в это время необходимо разумно спланировать ресурсы и обеспечить финансовое и номенклатурное исполнение всех параметров договора. Процедуры анализа полезно проводить на всех этапах. Перед окончательным подписанием далеко не лишней окажется проверка ожидаемых результатов действия договора и его экономической целесообразности. Дело в том, что с момента начала его подготовки могли произойти существенные изменения в ситуации на рынке или в отношениях с поставщиками. С учетом новых обстоятельств нередко бывает целесообразно пересмотреть условия договора, и тогда вся упомянутая выше работа будет проведена повторно (иногда и не один раз).

В последнее время растет число проводимых конкурсов и их участников, увеличиваются суммы контрактов, заключаемых по их результатам. Причем такие торги практикуют не только государственные, но и коммерческие структуры, поскольку данный подход дает возможность наиболее эффективно использовать бюджет организации. Конкурсная деятельность тоже строится во многом вокруг договоров, которые должны учитывать еще и существующую нормативную и законодательную базу (к примеру, знаменитый федеральный закон № 94-ФЗ `О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд`).

Для решения всех упомянутых выше задач компания АстроСофт предлагает свое решение `АстроСофт: управление договорами и конкурсами`, построенное на платформе `1С:Предприятие 8`, что позволяет интегрировать его в общую информационную систему организации и обеспечить связь с другими средствами учета и управления, работающими в среде Windows. Например, можно организовать обмен данными с системой бухгалтерского учета, реализовать взаимодействие с программой планирования и управления проектами, наладить удаленный доступ к данным через Web-интерфейс.

Если рассматривать работу с договорами с точки зрения документооборота, данное решение поддерживает не только регистрацию, хранение и быстрый поиск договоров, но и управление процессами их подготовки, согласования и исполнения. Кроме того, оно предоставляет различные шаблоны для формирования договоров и позволяет сравнивать между собой предлагаемые варианты. В дополнение к этому в `АстроСофт: упраление договорами и конкурсами` имеется собственный CRM-модуль, оптимизирующий взаимодействие с клиентами.

В системе есть модуль планирования затрат и ресурсов, а также модуль анализа планируемых и фактических результатов, который позволяет увидеть текущее состояние исполнения того или иного договора. С его помощью можно анализировать загрузку ресурсов, отслеживать деятельность сотрудников и состояние договоров и на основе этой информации корректировать порядок исполнения долгосрочных и сложных обязательств. Помимо этого данное решение позволяет контролировать расчеты с контрагентами, проводить анализ финансовых результатов договорной деятельности, рассчитывать объем прибыли по договорам, предупреждать возможные штрафные санкции, а также решать ряд других задач, необходимых для эффективного управления финансами предприятия.

Опыт компании АстроСофт показывает, что система может с одинаковым успехом применяться как на небольших, так и на крупных, территориально распределенных предприятиях. Она способна адаптироваться под специфику работы с договорами компаний любой организационной формы, принадлежащих практически к любой отрасли.